איך לתכנן בתנאים של חוסר וודאות?

כל ניהול של כל פרויקט מחייב תכנון. כדי שנצליח להגשים את השאיפות, כדי שהן לא יישארו בגדר חלומות אלא יהפכו למציאות, צריך לתכנן איך לממש אותן. צריך תוכנית עבודה. אבל איך אפשר לתכנן במציאות שמשתנה כל הזמן? 

---

תכנון נותן תחושת בטחון

תארו לכם עולם שבו היה לנו את כל המידע. היינו יכולים לדעת מה יקרה, איזה מלחמות ומגיפות יהיו, מתי ואיך יגיבו השווקים הפיננסיים, איך יגיב שוק העבודה, איך זה ישפיע על צרכים של משקיעים, של תורמים, ועל התנהגות של אנשים, של רשויות ומשרדי ממשלה.

תעשייה שלמה מתפרנסת מצורך של בני אדם לקבל תחושה של וודאות, אפילו קצת, על מה שקורה מסביבנו ועל מה שיקרה בעתיד, בניסיון להבין את המציאות שסביבנו ולצפות, ולו באופן חלקי, את העתיד. אנחנו נאחזים בכל דבר שאפשר כדי להיערך מראש, כדי לתכנן.

אנחנו רוצים להבין לאן אנחנו הולכים, ואז לתכנן את המסלול. התוכנית חשובה משום שהיא נותנת לנו מטרה, כיוון, וגם סוג של ביטחון. תחושה שאנחנו יודעים לאן אנחנו הולכים ואיך צריך להגיע לשם.

והוודאות עוזרת לנו להכין את התוכנית.

תכניות לחוד ומציאות לחוד

אבל מה קורה אם תוך כדי המסלול קורים דברים שלא צפינו מראש ולא מאפשרים לנו ללכת בו? אם הגענו לנהר והסירה שהייתה אמורה לחכות לנו על גדת הנהר לא נמצאת שם? לשחות? ללכת מסביב?

לו רק היינו יכולים לקבל מראש את כל המידע על המסלול, ולדעת בביטחון, בדיוק ובפרטי פרטים מה הדבר הבא שצריך לעשות, ומתי יהיה הכי נכון לעשות אותו. כמה כסף היינו חוסכים, כמה אנרגיה וכמה עוגמת נפש.  

לצערנו או לשמחתנו זה לא עובד ככה. הדבר היחיד שאפשר לדעת בוודאות די מוחלטת הוא שהמציאות לא תתאים את עצמה לתוכניות שלנו. היא תפתיע אותנו כל פעם, בכל מיני צורות. ובכל פעם מחדש אנחנו נדרש להתמודד עם תנאי המציאות המשתנה. ובכל פעם מחדש נצטרך שוב לאזור אומץ ולהסתגל.

איך להתאים את התכנון לתנאי המציאות?

מה זה אומר? שצריך להכין תכנית מגירה לכל תרחיש אפשרי? אינספור תרחישים לאינספור אפשרויות שיכולות להתרחש, שיתנו לנו קצת תחושה של וודאות ושל יכולת להתמודד עם כל מה שייקרה בדרכנו?

האפשרות הזאת היא גם ישימה באופן חלקי בלבד, וגם דורשת השקעה עצומה של זמן ואנרגיה באיסוף מידע והכנה. משום שגם לו היינו אוספים כל בדל מידע קיים, ואחר כך משקיעים את הזמן והאנרגיה הרבים הנדרשים להכנת אינספור תרחישי התמודדות, רוב הסיכויים שעדיין נמצא את עצמנו מופתעים מתרחיש בלתי צפוי כלשהו.

אפשרות אחרת היא לעזוב לגמרי את התוכניות. לוותר עליהן ולתת להזדמנויות אקראיות ולמסלול לקחת אותנו לאן שייקחו. האפשרות הזאת דורשת הרבה פחות זמן ואנרגיה בתכנון וחשיבה, ומידה לא מבוטלת של אומץ, לקפוץ למים, להפסיק לגמרי לתכנן ופשוט לזרום עם מה שקורה. יחד עם זאת, אם נבחר באפשרות הזאת, רוב הסיכויים שלא נגיע ליעד שתכננו להגיע אליו.

לתוכנית עבודה יש חשיבות עצומה. כלפי פנים היא חשובה לרתימת העובדים למטרה, וכלפי חוץ היא חשובה להוכחת אפקטיביות ולגיוס תמיכה. לכן, במיוחד אם צריך להוכיח אפקטיביות, התקדמות ועמידה ביעדים, כנראה שזאת לא דרך הפעולה המומלצת.

אז איך בכל זאת לשלב בין שתי האפשרויות האלה? מצד אחד לתכנן, להציב יעדים ולהוכיח אפקטיביות, ומצד שני להבין שהתוכנית עדיין כוללת חלקים גדולים של חוסר וודאות, ולאזור את האומץ להתמודד עם חוסר הוודאות הזה?

להתרכז בשני דברים: חזון ומטרות

כדי להפוך את התוכנית לישימה יותר ומותאמת יותר לתנאי המציאות, מומלץ להתרכז, כשלב ראשון, בהגדרה של שני דברים:

הדבר הראשון שצריך להגדיר הוא לאן אנחנו רוצים להגיע. מה אנחנו רוצים להשיג. בשלב הזה מדובר עדיין על שאיפה או חזון לטווח הארוך, גם אם הם נראים עדיין בלתי מושגים או מאוד רחוקים.

מה אנחנו רוצים להשיג במונחים של יצירת שינוי או השפעה? איזה אימפקט אנחנו רוצים ליצור?

זה שלב חשוב ביותר בתהליך, שלפעמים לא עוצרים לחשוב עליו כי הוא נראה מובן מאליו. אבל כשמנסים להגדיר אותו במילים מגלים שאולי הוא פחות מובן מאליו מכפי שחשבנו.

הגדרת החזון תשפיע, אולי יותר מכל דבר אחר, על הסיכוי להגיע אליו. הוא משמש כמצפן, נותן משמעות לדרך שנעבור, עוזר לנו לרתום שותפים לדרך, ומקל באופן משמעותי על הבחירה בין דרכים שונות או בין אפשרויות פעולה שונות.  

הדבר השני הוא הגדרת אבני הדרך המרכזיות שנצטרך לעבור. גם כאן לא מדובר על הגדרה בפרטי פרטים, אלא על "מטרות על", מטרות מרכזיות שאותן צריך לממש בדרך להגשמת החזון.

ההגדרה של שני אלה, אם מתבצעת היטב, צריכה להתבצע פעם אחת בלבד, ולא תושפע מתנאי המציאות המשתנה. זאת עדיין לא תכנית מפורטת, יש בה עדיין הרבה אי וודאות, אבל כבר יש כיוון ומסגרת. ולאחר שהגדרנו את שני המרכיבים האלה, יתר התכנון יכול להתבצע בטווחים קצרים יותר, וחלקו תוך כדי העבודה השוטפת, כדי לאפשר התאמה לתנאי המציאות המשתנה.

לתכנן את דרכי ההגעה

איך לעשות את זה? הרי עדיין צריך להוכיח עמידה ביעדים והצלחות בשטח. הגדרה של חזון ומטרות על לא מספיקות.

ממשיכים לשלב הבא וגוזרים מתוך מטרות העל שלנו מטרות לשנה הקרובה, ואפילו יעדים, מדדים ותשומות, ומתחילים להתקדם בהתאם לתוכנית.

ואז, אם אין ברירה - מאלתרים

מבלי להפחית כלל בחשיבות של תכנית העבודה, כל עוד החזון ומטרות העל לא משתנים, הדרך אליהם היא גמישה ויכולה להשתנות. ולכן, אם התנאים משתנים, משנים את התוכנית בהתאם, באותו אופן שבו אפשר לבחור מסלול וקצב הליכה.

אז אם צריך לשנות את התוכנית– עושים את זה ומתאימים אותה למצב החדש. לפעמים יש זמן לתכנן, לפעמים צריך לעשות את זה מהר ותוך כדי תנועה.

חוסר הוודאות תמיד קיים והמציאות תמיד תשתנה. צריך הרבה אומץ לבחור בין חלופות שונות, דרכים שונות ותוכניות שונות בתנאים כאלה.

לו רק היינו יכולים לקבל את כל המידע ולדעת מראש בביטחון, בדיוק ובפרטי פרטים מה הדבר הבא שצריך לעשות, ומתי יהיה הכי נכון לעשות אותו. כמה כסף היינו חוסכים, וכמה עוגמת נפש. אבל גם כמה למידה, כמה מפגשים מפתיעים עם אנשים טובים ומעניינים בדרך, כמה הזדמנויות ללכת בדרכים שונות ולחוות נופים אחרים.  

הצורך לשנות את תכנית העבודה מכורח המציאות יכול גם להוביל אותנו למסלולים שלא היו קיימים, או שלא ראינו קודם.

ולכן, כל עוד החזון ומטרות העל לא משתנים, אפשר פשוט לאזור אומץ ולהמשיך ללכת. מה שחשוב הוא להמשיך להתקדם לעבר היעד.